Gmailの自動振り分け設定でファルダ毎にメールを管理！

今やプライベートだけでなく業務でも大活躍のGmailですが、日々いろいろな差出人からメールが来ると重要なメールを見逃してしまったり管理が大変ですよね。

そこで今回はGmailで受信したメールを、ラベルを利用して自動でフォルダ分けする方法をご紹介するのでぜひ参考にしてみてください。

Gmailのメール自動振り分け設定とは

Gmailで受信したメールを「宛先・差出人・件名・キーワード・サイズ・添付ファイルの有無」などを指定して、自動でフォルダ分けできる便利な機能です。

振り分けには細かい条件が設定できますが、差出人（From）で振り分けるのが一般的です。当解説でも差出人ごとにフォルダ分けしていきます。

メールをフォルダ分けすれば重要なメールが流れてしまったり、見逃してしまうのを防止できます。また、後から見返すときも簡単に目的のメールを見つけられるのもポイントです。

メールを削除したいときも、フォルダ分けされていれば種類毎に一括で削除できますよ。

自動振り分けをするにあたって、まずラベルを作成します。ラベルはフォルダのようなものだと思ってください。メールをラベル毎に振り分けるので同じラベルのメールが集まった集合体が、結果としてフォルダと同じようなものになります。

Gmail左のメニューからプラスマーク(⊕)を選択すると「新しいラベル」を入力するボックスが表示されるので、上段にラベル名を入力して作成をクリックします。

下段の「次のラベルの下位にネスト」からは既に作成済みのラベルを選ぶことで、ラベルの階層構造を作ることが可能です。

フォルダ分けしたい差出人のメールにチェック☑を入れると上部にメニューバーが表示されるので、「ラベル」を選択します。

先ほどラベル作成で作った項目があるはずなので、適切なラベルにチェック☑を入れ適用をクリックすればラベル付け完了です。

Gmailでは1つのメールに複数のラベルを付けることもできます。例えば１つのメールにラベルを2つ付けた場合、両方のフォルダにメールが入ります。

ラベル付けをしてメールをフォルダ分けできましたが、先ほどラベルを付けたはずのメールが受信トレイに残っています。ここまででは、まだ受信トレイとフォルダの両方に入っている状態です。

作成したラベルは右側のメニューからラベルの色の変更や名前の編集、ラベルの削除などを行えます。

ラベルを削除するとフォルダが消え、受信トレイにもメールが戻っていません。メールが無くなったと焦ってしまう方もいると思いますが、「▼もっと見る」から「すべてのメール」を選択すればちゃんとメールは残っています。

ラベル付けではメールをフォルダ分けする方法をご紹介しましたが、メールに1つずつラベルを張ってフォルダ分けするのは大変ですよね。自動振り分け機能を使えば、過去のメール・これから受信するメールともに自動でフォルダ分けできます。

まず自動振り分けしたい差出人のメールにチェック☑を入れると上部にメニューバーが表示されるので、【その他】から「メールの自動振り分け設定」をクリックします。

既にFromに差出人のメールアドレスが入った入力ボックスが表示されるので、間違いなければ「フィルタを作成」をクリックしてください。この画面から、さらに件名や添付ファイルの有無を指定することも可能です。

振り分け条件が表示されるので、「受信トレイをスキップ」「ラベルを付ける」「一致するスレッドにもフィルタを適用する。」の3つにチェックを入れます。

ラベルを付けるの右にある▼プルダウンメニューから作成したラベルを選択しましょう。最後にフィルタを作成をクリックすれば自動振り分け設定が完了です。

「受信トレイをスキップする」にチェックを入れないと、自動振り分け後に受信トレイにメールが残ったままになってしまいます（振り分け先フォルダと受信トレイの両方にメールがある状態）。

「一致するスレッドにもフィルタを適用する」にチェックを入れないと、チェックを入れた1件のメールとこれから受信するメールにのみにしか設定が適用されません。

今回はラベル機能と自動振り分け設定で受信トレイを整理したり、フォルダ分けしてメールを管理しやすくする方法をご紹介しました。

事前にこのような設定を行っておけば大切なメールを見失うのを防いだり、目的のメールを簡単に見つけられます。容量がいっぱいになってしまったときもしっかりフォルダ分けされていれば一括で削除できるので、ぜひ活用してみてください。