今回はスプレッドシート初心者の方向けに、簡単かつ知っていると作業に差が付くショートカットキーを厳選して9つご紹介します。Webページやエクセルでも活用できるのがほとんどなので、ぜひ参考にしてみてください。
ショートカットキーとは？
ショートカットキーはキーボードの組み合わせにより特定の動作が行える機能です。マウスを使わずにスプレッドシート内を移動したり、書式を設定したりできます。
スプレッドシートのショートカットキー
全てのショートカットキーを知りたい方は、スプレッドシートの編集画面上で[Ctrl]+[/] (Macの場合: [⌘]+[/] ）を押すとショートカットキーの一覧を確認可能です。
編集に関するショートカットキー
スプレッドシートを活用する上で最も基本的かつ重要度の高いものを厳選して7つご紹介します。使用頻度が高いので、塵も積もって業務効率化に繋がるショートカットキーです。
元に戻す
Windows: [Ctrl] + [Z] Mac:[⌘]+[Z]
直前の操作を元に戻します。例えば、誤ってデータを消してしまった場合に[Ctrl]+[Z]を押せば素早く元に戻すことが可能です。押した回数分、操作を戻せます。
やり直し
Windows:[Ctrl]+[Y] Mac:[⌘]+[Y]
メニューの戻るボタン「↶」や[Ctrl]+[Z]で元に戻した操作をやり直します。「元に戻す」とセットで使用し、例えば余分に元に戻りすぎたときに[Ctrl]+[Y]でやり直すことが可能です。
コピー
Windows:[Ctrl]+[C] Mac:[⌘]+[C]
選択したデータをコピーします。「貼り付け」とセットで使用し、データをコピーして貼り付けることでデータ入力の時間を大幅に短縮可能です。
貼り付け
Windows:[Ctrl]+[V] Mac:[⌘]+[V]
コピーしたデータを張り付けます。「コピー」とセットで使用し、１度コピーした直前のデータは[Ctrl]+[V]で何回でも貼り付け可能です。
切り取り
Windows:[Ctrl]+[X] Mac:[⌘]+[X]
選択したデータをコピーして、貼り付け時に切り取ります。コピーでは元データが残っているのに対し、切り取りでは元データは削除されるのでデータの移動に便利です。
値のみ貼り付け
Windows:[Ctrl]+[Shift]+[V] Mac:[⌘]+[Shift]+[V]
コピーしたデータを値のみ貼り付けます。通常の貼り付け[Ctrl]+[V]では枠線などの書式も貼り付けてしまいますが、[Ctrl]+[Shift]+[V]なら値だけを張り付けることが可能です。
書式のみ貼り付け
Windows:[Ctrl]+[Alt]+[V] Mac:[⌘]+[Alt]+[V]
コピーしたデータを書式のみ貼り付けます。例えば背景色や文字の色だけをコピーしたいとき、[Ctrl]+[Alt]+[V]を使えばデータ内容は変えずに書式のみを張り付けることが可能です。
ナビゲーションに関するショートカットキー
ナビゲーションに関するキーから、作業スピードに差が付くものを厳選して２つご紹介します。１度の操作で大幅な業務効率化に繋がるショートカットキーです。
検索
indows:[Ctrl]+[F] Mac:[⌘]+[F]
データを検索して見つけます。例えば大量のデータがある中で[Ctrl]+Fを使えば、検索BOXに入力した文字をすぐに見つけることが可能です。また、目的のデータの個数も簡単に分かります。
検索と置換
indows:[Ctrl]+[H] Mac:[⌘]+[Shift]+[H]
検索したデータを別のデータに置き換えます。例えば営業担当が鈴木から中村に変わったとき、[Ctrl]+[H]なら全ての鈴木を検索して１度の操作で中村に置き換えることが可能です。
検索と置換を応用すれば、チェックボックスのチェックを一括で消すこともできます。詳しいやり方についてもご紹介しているので、気になる方はチェックしてみてください。
