スプレッドシートのフィルタを自分だけ有効にする個人フィルタとは？

フィルタというとデータの絞り込みやソートが主な機能ですが、スプレッドシートでは共同作業する上で個人フィルタ(フィルタ表示)が頻繁に利用されます。そこで今回は、フィルタの作成方法や解除方法についてご紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

フィルタとフィルタ表示の違いとは

フィルタは表などのデータを、特定のデータだけに絞って表示させる機能です。フィルタを使用すると単純な絞り込みだけでなく、並び替えや色による絞り込みもできます。

スプレッドシートでは複数人で閲覧・編集する特性から、フィルタ表示機能があるのが特徴です。

各ユーザーが個別にフィルタを有効にするための機能です。

スプレッドシートは複数人で共同作業が可能だからこそ、フィルタを使うとほかの作業者や閲覧者にもフィルタが適用されてしまうという問題があります。

そこでフィルタを自分だけに適用させるための機能がフィルタ表示で、個人フィルタと言われます。

フィルタの使い方を知っておくと表などの視認性が高まり、業務をより効率的に進められます。フィルタの作成方法や使い方をご紹介するので、ぜひ試してみてください。

まず表の項目部分など、フィルタを掛ける範囲を選択します。次に上部メニューバーの「データ」から、フィルタを作成をクリックします。

メニューバーの右側にある、フィルタアイコンのクリックでもフィルタ作成が可能です。

表の項目部分にフィルタが掛かりました。セルの右側にあるアイコンをクリックするとフィルタのメニューが表示されるので、絞り込み表示したいデータだけにチェックを入れてOKボタンを押します。

データを絞り込むときは、「クリア」を押して先に全てのチェックをはずすのがおすすめです。

フィルタの解除は、フィルタを掛ける前の状態に戻すようなイメージになります。セルの右側にあるアイコンからフィルタメニューを開き、「すべて選択」をクリックします。

全てのデータ項目にチェックが入るので、OKを押すとフィルタが適用させる前の状態に戻せます。

個人フィルタはスプレッドシートで共同作業上で頻繁に使用される機能です。そこでフィルタの中でも特に重要な、個人フィルタの作成方法やフィルタの解除方法をご紹介します。

個人フィルタを掛けるには、まずフィルタを適用させる範囲を選択します。

次にデータタブのフィルタ表示から、「新しいフィルタ表示を作成」をクリックしてください。

フィルタ表示を作成すると、枠組みが黒くなりました。

この黒枠の状態が、個人フィルタが適用されている目印です。個人フィルタでの絞り込みは自分だけに適用されるので、フィルタ使用によるほかの作業者への影響はありません。

作成した個人フィルタには、名前を登録しておきましょう。

１度フィルタを解除しても、作成したフィルタ名をクリックすると前回掛けたフィルタが適用された状態で再び個人フィルタを表示できます。

個人フィルタを解除したいときはデータタブのフィルタ表示から、「なし」をクリックします。

もしくは黒枠内の右上に表示されている、[×]マークからも簡単に解除可能です。

作成済みの個人フィルタを削除する場合、必ず先に削除したい個人フィルタを適用してください。

次にデータタブのフィルタ表示から、フィルタ表示オプションを開きます。最後に「削除」をクリックすると、現在適用中の個人フィルタだけを削除可能です。

フィルタ表示をすべて削除をクリックすると、作成済みのほかの作業者のフィルタも全て削除されてしまうので注意してください。

個人フィルタの範囲を変更するには、まず該当の個人フィルタを表示します。

次に黒枠内に表示されている 範囲をクリックすると入力モードになるので、任意の範囲を入力しましょう。今回は列を増やしたいので、A1:D1000 を A1:E1000 に変更しました。