スプレッドシートのフィルタを自分だけ有効にする個人フィルタとは?

フィルタというとデータの絞り込みやソートが主な機能ですが、スプレッドシートでは共同作業する上で個人フィルタ(フィルタ表示)が頻繁に利用されます。そこで今回は、フィルタの作成方法や解除方法についてご紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

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自分だけのフィルタとは?

フィルタは表などのデータを、特定のデータだけに絞って表示させる機能です。フィルタを使用すると単純な絞り込みだけでなく、並び替えや色による絞り込みもできます。

スプレッドシートでは複数人で閲覧・編集する特性から、フィルタ表示機能があるのが特徴です。

フィルタ表示とは?

スプレッドシートのフィルタを自分だけに適用する方法

各ユーザーが個別にフィルタを有効にするための機能です。

スプレッドシートは複数人で共同作業が可能だからこそ、フィルタを使うとほかの作業者や閲覧者にもフィルタが適用されてしまうという問題があります。

そこでフィルタを自分だけに適用させるための機能がフィルタ表示で、個人フィルタとも言われます。

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フィルタの使い方(共有されるフィルタ)

フィルタの使い方を知っておくと表などの視認性が高まり、業務をより効率的に進められます。フィルタの作成方法や使い方をご紹介するので、ぜひ試してみてください。

フィルタの作成方法

スプレッドシートのフィルタ作成方法

まず表の項目部分など、フィルタを掛ける範囲を選択します。次に[データ]タブから、[フィルタを作成]をクリックしてください。

メニューバーの右側にある、フィルタアイコンのクリックでもフィルタ作成が可能です。

スプレッドシートの絞り込み

表の項目部分にフィルタが掛かりました。セルの右側にあるアイコンをクリックするとフィルタのメニューが表示されるので、絞り込み表示したいデータだけにチェックを入れてOKボタンを押します。

データを絞り込むときは[クリア]を押して、先に全てのチェックを外すのがおすすめです。

フィルタの解除方法

スプレッドシートのフィルタ解除

フィルタの解除は、フィルタを掛ける前の状態に戻すようなイメージです。セルの右側にあるアイコンからフィルタメニューを開き、[すべて選択]をクリックします。

全てのデータ項目にチェックが入るので、OKを押すとフィルタが適用させる前の状態に戻せます。

フィルタを削除する場合は、データタブから[フィルタを削除]をクリックしてください。

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個人フィルタの使い方(自分だけのフィルタ)

個人フィルタはスプレッドシートで共同作業上で頻繁に使用される機能です。そこでフィルタの中でも特に重要な、個人フィルタの作成方法やフィルタの解除方法をご紹介します。

個人フィルタの作成方法

スプレッドシートでフィルタを自分だけ有効にする方法

個人フィルタを掛けるには、まずフィルタを適用させる範囲を選択します。

次にデータタブ の フィルタ表示 から、[新しいフィルタ表示を作成]をクリックしてください。

スプレッドシートでフィルタを自分だけ有効にする方法

フィルタ表示を作成すると、枠組みが黒くなりました。

この黒枠の状態が、個人フィルタが適用されている目印です。個人フィルタでの絞り込みは自分だけに適用されるので、フィルタ使用によるほかの作業者への影響はありません。

スプレッドシートでフィルタを自分だけ有効にする方法

作成した個人フィルタには、名前を登録しておきましょう。

1度フィルタを解除しても、作成したフィルタ名をクリックすると前回掛けたフィルタが適用された状態で再び個人フィルタを表示できます。

個人フィルタを解除する方法

スプレッドシートの個人フィルタを解除する方法

個人フィルタを解除したいときは データタブ のフィルタ表示 から、[なし]をクリックします。

もしくは黒枠内の右上に表示されている、[×]マーク からも簡単に解除可能です。

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個人フィルタを削除する方法

作成済みの個人フィルタを削除する場合、先に削除したい個人フィルタを適用してください。

次にデータタブの[フィルタ表示]から、[フィルタ表示オプション]を開きます。最後に[削除]をクリックすると、現在適用中の個人フィルタだけを削除可能です。

フィルタ表示をすべて削除 をクリックすると、作成済みのほかの作業者のフィルタも全て削除されてしまうので注意してください。

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個人フィルタの範囲を広げる方法

スプレッドシートの個人フィルタの範囲を変更する方法

個人フィルタの範囲を変更するには、まず該当の個人フィルタを表示します。

次に黒枠内に表示されている[範囲]をクリックすると入力モードになるので、任意の範囲を入力しましょう。今回は列を増やしたいので、A1:D1000 を A1:E1000 に変更しました。

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フィルターがかからない原因

フィルターがかからない原因

空白行の列や行が含まれる場合、空白以降はフィルタ範囲に含まれません。

スプレッドシートでフィルターがかからない原因

現在のフィルタをいったん削除した後、フィルタリング範囲を選択した状態で新しくフィルタを作成してください。

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フィルターが作成できない原因

スプレッドシートでフィルター作成できない原因

既に別の場所にフィルタが作成されている場合、新しくフィルタを作成できません。一度フィルタを削除した後、新しい項目を含めた範囲でフィルタを作成してください。

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