集計などをするとき、ユーザーがデータを正しく入力していないと集計エラーになってしまうことがありますよね。エクセルではプルダウンリスト(ドロップダウン)を活用すれば意図しないデータの入力を禁止したり、警告を表示させることができます。
プルダウンとは？
プルダウン(ドロップダウン)は、セルに入力候補のリストを表示させる機能です。右下の「▼」を押すことでリストが表示され、リストをクリックするだけでセルにデータが入ります。
エクセルのプルダウン作成方法
セルにプルダウンリストを挿入すると、基本的にリスト以外のデータは入力不可になります。今回はリスト挿入から、無効なデータも入力可能にする方法などもご紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
リストを挿入する方法
はじめにリスト表を任意の場所に作成しておきましょう。次に、プルダウンリストを挿入したいセル範囲全体を囲い、上部メニューバーの「データ」から「データの入力規則」を開きます。
設定タブになっていることを確認したら入力値の種類を「リスト」に変更し、「元の値」にはリスト範囲を指定します。元の値欄にカーソルを置き、最初に作成したリストを囲うと自動で範囲が入ります。
最後に「空白を無視する」と「ドロップダウン リストから選択する」にチェックが入っていることを確認しOKボタンをクリックすると、プルダウンリストが挿入されました。
無効なデータも入力可能にする方法
データの入力規則からエラーメッセージのタブを開きます。「無効なデータが入力されたらエラー メッセージを表示する」のチェックを外すと、リスト以外のデータも入力可能です。
入力者がリスト以外のデータを入力しても、警告や注意は表示されません。
無効なデータを入力禁止にする方法
データの入力規則からエラーメッセージのタブを開きます。「無効なデータが入力されたらエラー メッセージを表示する」のチェックを入れ、スタイルから「停止」を選択します。
入力者に無効なデータの入力を禁止し、リストにあるデータ以外の入力はできません。
無効なデータに注意喚起をする方法
データの入力規則からエラーメッセージのタブを開きます。「無効なデータが入力されたらエラー メッセージを表示する」のチェックを入れ、スタイルから「注意」を選択します。
入力者が注意を閲覧した上で、リスト外のデータの入力を続けるか否かを選択することが可能です。
無効なデータであることを伝える方法
データの入力規則からエラーメッセージのタブを開きます。「無効なデータが入力されたらエラー メッセージを表示する」のチェックを入れ、スタイルから「情報」を選択します。
入力者に無効なデータであるという情報を使えますが、データはそのまま入力可能です。
プルダウンリストなしで警告だけを表示させる方法
警告を表示させたいセル範囲を選択し、上部メニューバーの「データ」から「データの入力規則」を開きます。元の値にはリスト表の範囲を入れ、「ドロップダウン リストから選択する」のチェックを外してください。
プルダウンリストは挿入されませんが、リスト表以外のデータが入力された際に入力を禁止したり、警告を表示させることができます。
